Syftet med denna rapport är att göra en förberedelse för elektronisk dokumenthantering av redovisande dokument i tillverkande företag. Ämnet är idag aktuellt när tillverkande företag hela tiden måste ha produktansvarslagen i åtanke. Tillverkande företag har ökade krav på att tillverka produkter med hög säkerhet och att även kunna bevisa det. Kraven på spårbarhet ökar och i och med det ökar kraven på god dokumenthantering. Många företag står inför liknande problem; verksamheten stora mängder information, frågan är bara var dokumenten finns och hur snabbt dessa kan hittas då det blir aktuellt vid en återsökning.
För att vara säker på att företaget har fullgod dokumentation på tillverkningen väljer många företag att certifiera sig enligt ISO 9001. En ceritifiering enligt ISO 9001 medför oftast en ökad alstring av dokument i en verksamhet. Detta i sin tur ställer ökade krav på spårbarhet och dokumenthantering. En elektronisk lösning på dokumenthantering har på senare tid blivit allt mer aktuellt som en följd av möjligheter med ny teknik.
En fallstudie har genomförts på Volvo Aero Corporation i Trollhättan där kontrollrapporter i kritiska operationer har studerats närmare.
De problemställningar som har undersökts i detta arbete är i korthet:
· Hur återsöks kontrollrapporterna idag för en specifik artikel?
· Vilka olika angreppsätt, vilka olika fokus är aktuella vid en återsökning?
· Går det att standardisera ett dokumenthuvud för alla kontrollrapporter för att på så vis underlätta en elektronisk hantering och implementering av dokumenten?
Uppgiften består av att hitta gemensamma strukturer på en viss typ av redovisande dokument som har ett gemensamt syfte. Anledningarna till att återsöka dokumenten kartläggs och gemensamma parametrar kan konstateras. Utifrån dessa parametrar arbetas ett standardiserat dokumenthuvud fram. Dokumenthuvudet ska innehålla ett visst antal informationsfält där varje fält ska tjäna ett syfte med avseende på spårbarhet av de tillverkade detaljerna och återsökning av dokumenten. Dokumenthuvudet ska ligga till grund för en elektronisk hantering och återsökning av dokumenten.
Eftersom uppgiften omfattar förhållandevis "obruten mark" är den mesta informationsinsamlingen baserad på intervjuer inom verksamheten.
Resultatet i denna rapport redogör för ett antal anledningar att återsöka dessa typer av dokument. Vidare konstateras ett antal önskvärda parametrar som kan användas för gemensam kontrollrapport och ett prototypförslag för layout arbetas även fram.
Skövde: Institutionen för datavetenskap , 1997. , s. 133