Högskolan i Skövde

Bakgrund: Redovisningen varierar mellan näringsdrivna organisationer och kommuner, vilket främst beror på att kommuner finns för att uppnå olika syftet. Kommuner i Sverige är en administrativ enhet som ansvarar för offentlig service, de styrs av lokalt valda politiker och finansieras genom kommunalskatt och statsbidrag. Kommunernas redovisningsprocess omfattar transaktioner, bokföring, bokslut och rapportering. Redovisningen använder sig av teknologier som ML och RPA för att effektivisera redovisningsprocessen. Med hjälp av dessa teknologier kan transaktioner och konteringar ske automatiskt, vilket bidrar med ökad effektivitet och kvalitet.

Syfte: Avsikten med studien är att redogöra för vilka AI-baserade teknologier som används i svenska kommuners redovisningsprocessen och även vilka steg av redovisningsprocessen som AI-teknologier adopterats. Utöver detta redogörs även för vilka överväganden som görs av svenska kommuner när det gäller adoption av AI-teknologier i redovisningsprocessen?

Teoretiska referensramen: Den teoretiska referensramen kommer att användas för att analysera empirin och besvara frågeställningarna. Kapitlet förklarar därför teorier och begrepp som är väsentligt för att kunna förstå studien resultat. Det är viktigt för att skapa en förståelse och kontext för ämnet samt visa kopplingen mellan teori och praktik, vilket kommer att framgå i analysavsnittet. Exempel på begrepp och teorier som referensramen tar upp är AI och AI i redovisningssystem, redovisning och redovisningsprocess samt Rogers adaptionsteori (2003).

Metod: Studien använder en kvalitativ metod, i form av semistrukturerade intervjuer för att samla in data från fem olika kommuner. Detta utgör insamlade svar från redovisningschefer, IT-ekonomer och ekonomichefer, därmed har respondenterna en förståelse för kommunens redovisningsprocess. Denna metod används för att tillåta en förståelse av olika utmaningar och åsikter som finns kring AI i den kommunala redovisningen. Valet av kommunerna grundade sig på att de skulle ha olika storlekar och därmed omfattade studien en bredare grupp.

Slutsats: Studien åskådliggör att kommuner inte aktivt valt att adoptera AI inom redovisningsprocessen. Däremot finns det inslag av AI i deras redovisningsprocess, detta då kommunerna använder sig av ML- och RPA processer som till viss del består av AI i de automatiserade delarna. De olika stegen som berörs av AI- teknologin är främst transaktions- och bokförings steget. Det främsta övervägandet vid en adoption har baserats på att fördelarna med AI är att det bidrar med en förbättring av effektiviteten och kvaliteten i kommunernas redovisningsprocess. Medan nackdelarna främst berör kostnadsaspekter och deras medborgerliga ansvar som kopplas till att de nya teknologierna är obeprövade.

Background: Accounting varies between profit-driven organizations and municipalities, primarily because municipalities exist to achieve different purposes. Municipalities in Sweden are an administrative unit responsible for public service, governed by locally elected politicians, and funded through municipal taxes and government grants. The municipal accounting process includes transactions, bookkeeping, financial statements, and reporting. Accounting utilizes technologies such as ML and RPA to streamline the accounting process. With these technologies, transactions and account postings can occur automatically, contributing to increased efficiency and quality. 

Purpose: The aim of the study is to account for which AI-based technologies are used in the accounting processes of Swedish municipalities and which stages of the accounting process AI technologies have been adopted. In addition, the considerations why municipalities have or have not chosen to adopt AI technologies are also discussed. 

Theoretical Framework: The theoretical framework will be used to analyze the empirical data and answer the research questions. This chapter, therefore, explains theories and concepts that are essential for understanding the results of the study. It is important to create an understanding and context for the topic and to show the connection between theory and practice, which will be evident in the analysis section. Examples of concepts and theories discussed in the framework include AI and AI in accounting systems, accounting and accounting processes, and Rogers' adoption theory (2003). 

Method: The study employs a qualitative method, in the form of semi-structured interviews, to collect data from five different municipalities. This constitutes collected responses from accounting managers, It economists, and financial managers, therefore the respondents understand the municipality's accounting process. This method is used to allow an understanding of the various challenges and options that exist regarding AI in municipal accounting. The choice of municipalities was based on having different sizes, thereby the study encompassed a broader group. 

Results and Conclusion: The study illustrates that municipalities have not actively chosen to adopt AI within the accounting process. However, there are elements of AI in these processes as the municipalities use ML and RPA processes that include AI to some extent in the automated parts. The primary reasoning for the adoption is based on improving the efficiency and quality of the municipality's accounting processes. The main reasoning for why/ why not an adoption has occurred is based on the benefits of AI contributing to improvements in efficiency and quality in the municipalities' accounting processes. Meanwhile, the disadvantages primarily concern cost aspects and their civic responsibility linked to the new technologies being unproven.