Detta yttrande över innehållet i SUHF:s utkast till rekommendation för bevarande och gallring av forskningshandlingar (i detta dokument hädanefter benämnt utkastet) redovisar ett antal synpunkter och förslag till arbetsgruppen för det fortsatta arbetet med att vidareutveckla utkastets innehåll. Inledningsvis kan det konstateras att det finns flera mycket komplexa frågeställningar som arbetsgruppen behövt behandla. Författaren till detta yttrande välkomnar en rekommendation som ger vägledning inom området, men konstaterar samtidigt att innehållet i utkastet har flera brister som behöver åtgärdas för att kunna ge relevant vägledning till forskare och forskningsprojekt verksamma vid svenska lärosäten.
Nuvarande version av utkastet saknar en tydlig positionering som gör att utkastet riskerar bli kontraproduktivt för en forskare och ett lärosäte som söker stöd avseende en god förvaltning som möjliggör bevarande och gallring av forskningshandlingar. Framställningen i utkastet riskerar även uppfattas alltför föreskrivande vilket innebär flera risker för såväl enskilda forskare som lärosäten.
Utkastet saknar vägledning avseende flera viktiga aspekter (som har såväl tekniska som juridiska konsekvenser) som behöver inkluderas i en vidareutvecklad version av denna rekommendation. Därutöver finns ett antal brister i det innehåll som faktiskt inkluderas i nuvarande version av utkastet (redovisas i detalj nedan). För att ge relevant stöd för forskare och forskningsprojekt behöver utkastet vidareutvecklas och kompletteras med relevant innehåll för att ge vägledning avseende flera viktiga aspekter som saknas i nuvarande version av utkastet så att en god förvaltning av handlingar som upprättas och behandlas inom forskning möjliggörs. Specifikt saknar utkastet vägledning avseende flera viktiga juridiska och tekniska frågeställningar som forskare, forskningsprojekt och lärosäten behöver beakta. Dessa aspekter inkluderar tekniska och juridiska överväganden avseende val och användning av olika typer av format och programvara som behöver beaktas av varje forskare och myndighet där forskningsprojekt bedrivs.
Baserat på resultat från forskning som analyserat anskaffning och användning av vanligt förekommande IT-lösningar (däribland molnlösningar som tillhandahålls som programvara som tjänst, s.k. SaaS-lösningar) för att behandla och långsiktigt förvalta handlingar som upprättats inom (och inkommit till) svenska myndigheter avstyrker detta yttrande utkastet i sin nuvarande utformning. Det finns flera skäl bakom detta ställningstagande och nedan redovisas ett antal förslag till vidareutveckling av denna rekommendation som behandlar behov av att även presentera vägledning avseende flera viktiga överväganden relaterat driftsformer för IT-system som behöver beaktas av varje forskare och myndighet där forskningsprojekt bedrivs.
Sammantaget välkomnar författaren av detta yttrande ambitionen att utveckla vägledning för bevarande och gallring av forskningshandlingar, men ser betydande risker med utformningen av föreliggande utkast då innehållet underlåter att betona flera viktiga aspekter som ger förutsättningar för att kunna upprätthålla en god förvaltning av handlingar som upprättats inom forskning. En god förvaltning av upprättande, behandling och bevarande av forskningshandlingar är av stor vikt, inte minst för att kunna upprätthålla enskilda intressenters autonomi och Sveriges datasuveränitet.