Högskolan i Skövde

Detta yttrande över innehållet i Riksarkivets förslag (i detta dokument hädanefter benämnt förslaget) till författningar (Dnr. RA-KS 2021/18) avsedda att ersätta Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2009:2) om tekniska krav för elektroniska handlingar redovisar ett antal synpunkter och rekommendationer till Riksarkivet. Inledningsvis kan det konstateras att förslaget behandlar flera komplexa frågeställningar och att underlaget är mycket omfattande.

Författaren till detta yttrande (hädanefter benämnt författaren) avstyrker förslaget utifrån en analys som identifierat flera brister i såväl underlag som förslag. Det finns flera skäl till detta ställningstagande som redovisas i detta yttrande.

Genomförd analys visar att såväl själva förslaget, samt underlaget till förslaget, innehåller flera allvarliga brister som vid ett eventuellt genomförande skulle bidra till att skapa hinderför enskilda myndigheters möjligheter att upprätthålla en långsiktigt god förvaltning av elektroniska handlingar. Identifierade brister kan sammanfattningsvis kategoriseras och hänföras till en av fyra typer av brister. För det första, bland identifierade brister finns ett antal vilseledande uppgifter och direkta felaktigheter i det underlag som ligger till grund förförslaget.

För det andra, flera viktiga aspekter som ger förutsättningar för en god förvaltning av elektroniska handlingar saknar behandling i underlaget som ligger till grund för författningsförslaget.

Dessa vilseledande uppgifter och direkta felaktigheter, samt avsaknaden av att behandla viktiga aspekter av en god förvaltning av elektroniska handlingar, hindrar myndigheters möjligheter att upprätthålla en långsiktigt god förvaltning. För det tredje innehåller förslaget ett antal olämpliga rekommendationer som skapar hinder för en god förvaltning. För det fjärde utgör förslagets komplexitet ett betydande hinder för enskilda myndigheters möjligheter att tillämpa förslaget. En samlad bedömning av förslaget visar att en eventuelltillämpning av förslaget skulle ställa orimliga krav på enskilda myndigheter. Avslutningsvisredovisas även ett alternativt förslag till ansats för analys av format.