Högskolan i Skövde

Den 25e maj 2018 träder den nya dataskyddsförordningen, GDPR, i kraft. I och med detta kommer alla medlemsstater i den europeiska unionen få en gemensam lag som skärper tidigare regler och ställer högre krav på organisationers personuppgiftsbehandling.

Syftet med detta arbete har varit att undersöka och kartlägga hur verksamheter som behandlar känsliga personuppgifter anser sig bli påverkade av GDPR, samt hur de arbetar för att uppfylla kraven från denna nya förordning. Känsliga personuppgifter är sådana som exempelvis avslöjar en persons sexuella läggning, politiska åsikt, religiösa övertygelse eller fackliga tillhörighet och för att uppfylla syftet utfördes därför en fallstudie på sex stycken fackförbund av olika storlek. Datainsamlingen gjordes med hjälp av intervjuer med en person från varje förbund som har god insikt och överblick över organisationens GDPR-arbete.

Resultaten från studien visar att fackförbunden anser att den nya dataskyddsförordningen är komplex och svårtolkad men att den ändå medför positiva konsekvenser för både organisationen och medlemmarna. Alla personuppgifter som fackförbunden hanterar faller direkt under känsliga personuppgifter eftersom de kan härledas till facklig tillhörighet, och detta gör att förbunden anser sig ställas inför högre krav på informationssäkerhet i jämförelse med många andra verksamheter. Bland annat möter de stora utmaningar i hur de skall kunna kommunicera med sina medlemmar i framtiden eftersom missbruksregeln försvinner och även ostrukturerat material inkluderas i den nya dataskyddsförordningen.

Det går inte att säga generellt vilka åtgärder förbunden vidtagit för att förbereda sig inför de nya kraven från GDPR men det är tydligt att både tekniska och administrativa säkerhetsåtgärder behövs. Exempelvis uppgraderar många av förbunden sina IT-system och upphandlar helt nya ärendehanteringssystem, samtidigt som de dessutom inför rutiner för gallring och för hantering av personuppgiftsincidenter.

On 25 May 2018, the new data protection regulation, GDPR, will come into effect. With this, all members of the European Union will have a common law that sharpens previous rules and puts higher demands on organisations' personal data processing.

The purpose of this study has been to investigate and map how businesses dealing with sensitive personal data consider themselves being affected by GDPR, and how they work to meet the requirements of this new regulations. Sensitive personal data are what for example reveals a person's sexual orientation, political opinion, religious conviction or union affiliation and therefore, to fulfil the purpose, a case study with six trade unions of different sizes was performed. The data collection was made with help of interviews with one person from each trade union, who has good insight and overview over the organisation's work with the GDPR.

The results from the study show that the trade unions find the new data protection regulation to be complex and hard to interpret but that it nevertheless causes positive consequences for both the organisation and the members. All personal data that the trade unions handle fall directly under sensitive personal data since they may be derived to union affiliation and this leads to where the trade unions considering themselves facing higher demands on information security in comparison to many other businesses. Among other things, they face major challenges in how they are going to communicate with their members in the future, as even unstructured material is included in the new data protection regulation. 

It's not possible to say in general what actions the unions have taken to prepare for the new requirements of the GDPR, but it's clear that both technical and administrative safety actions are needed. For example, many of the unions are upgrading their IT systems or purchasing brand new case management systems while also introducing new routines for clearing of data and for management of personal data incidents.