Systemförvaltning kostar mycket pengar och det är därför viktigt att den fortgår utan att konflikter försvårar arbetet. För att minska risken för konflikter när systemförvaltning skall ske bör diskussioner äga rum. Diskussionerna skall äga rum mellan de två organisationerna som är inblandade i systemförvaltningen, dels kunden, de som använder systemet, dels leverantören som utför systemförvaltningen. Dessa diskussioner bör avslutas med ett avtal som skall ligga till grund för uppföljning samt att styra upp konflikter om det trots diskussionerna uppstår konflikter. I de fall sådana här diskussioner skall äga rum för en anvädndarmiljö där flera personer använder samma datorer finns det frågeställningar som är viktiga att diskutera innan avtal skall skrivas mellan kund och leverantör.